Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

• Website: Proverloting.nl
• Verwerkingsverantwoordelijke: ProVerloting B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42057584
• Contact: [email protected]

ProVerloting is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens van lotkopers (deelnemers). Organisaties die via ons platform een loterij organiseren krijgen tijdens de loterij beperkte toegang tot deelnemersgegevens via het dashboard, uitsluitend voor de uitvoering van de loterij. Na afronding van de loterij vervalt deze toegang en kunnen organisaties alleen de getrokken lotnummers bevestigen en winnaars inzien.

2. Voor wie is deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• Lotkopers (deelnemers): Personen die loten kopen voor een verloting
• Organisaties: Stichtingen, verenigingen of bedrijven die via ProVerloting een verloting organiseren

Deel A: Lotkopers (deelnemers)

A1. Welke gegevens verwerken wij?

Bij het kopen van loten verwerken wij:

• Naam
• E-mailadres
• Adres en woonplaats
• Telefoonnummer

A2. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Uitvoering van de dienst: Verwerken van je lotaankoop, versturen van bevestigingsmails en lotnummers, en levering van eventuele prijzen
• Communicatie: Informeren over trekkingsresultaten en eventuele winst
• Nieuwsbrief (alleen met toestemming): Updates over de verloting

A3. Nieuwsbrief en e-mailvoorkeuren

Opt-in bij aankoop: Bij het kopen van loten kun je aangeven of je op de hoogte gehouden wilt worden. Met deze keuze ontvang je:

• Updates over de verloting waaraan je deelneemt
• Informatie over nieuwe verlotingen op ProVerloting

Uitschrijven: Via de link onderaan elke e-mail kun je je uitschrijven. Je kunt kiezen om:

• Alleen voor één specifieke verloting uit te schrijven, of
• Helemaal geen marketing e-mails meer te ontvangen

Transactionele e-mails: Bevestigingen van je aankoop en trekkingsuitslagen ontvang je altijd, ook zonder opt-in.

A4. Bewaartermijnen

Wij hanteren verschillende bewaartermijnen afhankelijk van het soort gegevens en de wettelijke grondslag:

• Transactionele gegevens (orders, betalingsreferenties, factuurgegevens, lotnummers): 7 jaar bewaard, conform de fiscale bewaarplicht (Algemene Wet inzake Rijksbelastingen art. 52). Deze gegevens kunnen niet eerder worden verwijderd, ook niet op verzoek.
• Kansspel-administratie (KSA-rapportagedata): bewaard zolang vereist op grond van de kansspelwetgeving.
• Marketing/contactgegevens (naam, e-mail voor nieuwsbrief):
  • Bij uitschrijving: je ontvangt per direct geen marketing e-mails meer. Je gegevens worden niet verwijderd, maar bewaard op een afmeldlijst zodat we je keuze blijven respecteren, en verder zolang de wettelijke bewaartermijnen dat vereisen (zie transactionele gegevens hierboven).
  • Zonder toestemming voor de nieuwsbrief: je gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van je aankoop en de trekking, niet voor marketing.

Na afloop van de wettelijke bewaartermijn worden de gegevens definitief verwijderd of geanonimiseerd.

A5. Jouw rechten als lotkoper

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering: je gegevens laten wissen ("recht om vergeten te worden"), met uitzondering van gegevens die wij wettelijk verplicht zijn te bewaren (zoals fiscale en kansspel-administratie — zie bewaartermijnen onder A4)
• Recht op beperking: de verwerking van je gegevens (tijdelijk) laten stoppen
• Recht op dataportabiliteit: je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken: voor verwerking waarvoor je toestemming hebt gegeven (zoals de nieuwsbrief)

Uitschrijven nieuwsbrief: via de link onderaan elke e-mail kun je je toestemming intrekken.

Overige verzoeken: neem contact op via [email protected]. We verwerken je verzoek binnen 30 dagen. Bij twijfel over je identiteit kunnen we om aanvullende verificatie vragen.

Deel B: Organisaties

B1. Welke gegevens verwerken wij?

Van organisaties die een verloting organiseren verwerken wij:

• Organisatienaam
• KvK-nummer
• Contactpersoon (naam en e-mailadres)
• Adresgegevens

B2. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Uitvoering van de dienst: Aanmaken en beheren van verlotingen, uitbetaling van opbrengsten
• Wettelijke verplichtingen: KSA-rapportages en fiscale administratie
• Communicatie: Contact over de verloting, technische updates

B3. Bewaartermijnen

• Organisatiegegevens: zolang de samenwerking duurt + wettelijke bewaartermijn

B4. Toegang tot deelnemersgegevens

ProVerloting is de verwerkingsverantwoordelijke voor deelnemersgegevens. Als organisatie krijg je via het dashboard beperkte toegang tot deze gegevens, uitsluitend voor de uitvoering van de loterij (zoals communicatie met deelnemers, prijsuitreiking en KSA-rapportage).

Beperkingen:

• Je mag deelnemersgegevens uitsluitend gebruiken binnen de context van de loterij die je organiseert
• Exporteren of hergebruiken voor andere doeleinden (eigen mailings, ander CRM) is niet toegestaan
• Na afronding van de loterij vervalt je toegang tot persoonsgegevens; je behoudt alleen inzicht in lotnummers en winnaars
• AVG-verzoeken van deelnemers (inzage, verwijdering e.d.) worden afgehandeld door ProVerloting

Algemene bepalingen

Cookies

Wij gebruiken alleen functionele sessie-cookies voor organisaties die inloggen op het platform. Deze cookies zijn noodzakelijk om je sessie te onthouden. Voor lotkopers die loten kopen zonder in te loggen worden geen cookies geplaatst.

Wij gebruiken geen:

• Tracking cookies
• Analytics cookies (zoals Google Analytics)
• Advertising of marketing cookies
• Third-party cookies

Delen van gegevens met derden

Wij delen gegevens alleen met derden wanneer dit:

• noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienst (bijv. betalingsverwerker Mollie)
• wettelijk verplicht is

Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om gegevens te beschermen:

• Beveiligde verbindingen (HTTPS)
• Toegangsrestricties tot persoonsgegevens

Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je het oneens met hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie en het indienen van een klacht: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie staat altijd op Proverloting.nl.

Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of je persoonsgegevens: [email protected]